A Guardião Digital e seus profissionais possuem certificações internacionais em projeto, arquitetura e execução de soluções de digitalização de documentos, microfilmagem e impressão consciente.

A Digitalização é um processo de transformação do documento em papel físico para imagem digital (arquivo de computador), sendo esta uma das primeiras fases do ciclo de gestão digital dos documentos.

Quando efetuamos essa conversão ou alteração de suporte físico para digital seguimos procedimentos rígidos, melhores práticas internacionais, afim de satisfazer todos os requisitos de segurança de forma que a informação capturada no documento possa ser lida e reproduzida da mesma forma do original, inclusive atendendo qualquer exigência legal.

Digitalizamos através de scanners de última geração e alta produção, afim de garantir máxima fidelidade ao documento original, transformando os arquivos em papel para arquivos digitais, com o objetivo de proteger, ordenar, agilizar e facilitar a consulta de milhões de documentos. Nossos equipamentos e tecnologias possibilitam uma elevada capacidade de captura, reconhecimento (OMR, ICR, OCR, Código de Barras, Código QR) e extração automática de textos e informações.

Algumas das Certificações do nosso corpo técnico:

• CDIA+
• PDIA+
• ITIL

Com a digitalização de documentos, garantimos acesso rápido à informação, melhor administração do arquivo, segurança, armazenamento e recuperação segura da informação. A pesquisa dos documentos é simples e rápida, reduzindo custos e aumentado a rentabilidade de quem faz uso permanente do arquivo.

Digitalizamos todo tipo de documentos em sistemas planetários ou rotativos. Projetamos e implementamos processos de organização, preparação, digitalização e indexação de documentos, afim de garantir a preservação do acervo físico e a acessibilidade dos documentos digitalizados.

A Guardião Digital se adapta às necessidades dos seus Clientes, adequando o processo de digitalização de documentos a cada perfil de cliente existente.

Dispõe de soluções de digitalização massiva de documentos (pontual) e digitalização corrente de documentos (periódica) que permitem a agilização dos processos administrativos, procedimento de consulta e transmissão de documentos, facilitando o seu manuseamento e tratamento.

O serviço de digitalização pode ser realizado na Guardião ou nade sede ou arquivo do cliente.

O processo de digitalização de documentos contempla as fases abaixo (mas não somente estas)

• Preparação
• Higienização
• Classificação
• Conferência
• Indexação
• Controle de Qualidade
• Disponibilização
• Arquivamento do físico

A indexação dos documentos pode ser realizada mediante uso de diversos parâmetros, de campos fixos e de campos configuráveis: filial, departamento, setor, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema às suas necessidades;

Durante a digitalização (antes ou após) podemos administrar o controle da Temporalidade Documental, com relatórios de documentos a serem descartados e os que possuem guarda permanente.

Vantagens da digitalização

• Preserva os documentos originais pela redução do seu manuseamento direto, uma vez que tais documentos poderão ser consultados no seu formato digital
• Um único documento torna-se acessível a várias pessoas ao mesmo tempo
• Não ocupam espaço físico
• Torna possível encontrar a informação rapidamente
• Segurança e confidencialidade garantida através de restrições lógicas de acesso à informação
• O documento em papel somente pode ser organizado por um tipo de ordenação, mas o documento digitalizado possibilita vários tipos de ordenação
• Documentos em microfilmes também se desgastam com o uso, sendo passíveis de dobras e rompimentos, perdendo a qualidade, mas o documento digitalizado e armazenado em nuvem, HD, CD-ROM (ou DVD), quando realizados corretamente com manutenção preventiva eficiente, podem ser guardados eternamente.
• Extração automática de informações via OCR
• Rapidez de acesso à Informação
• Baixos custos de manutenção dos sistemas de armazenamento lógico
• Eventual possibilidade de eliminação do documento físico com as vantagens subsequentes
• Controle, monitoramento e estatística de utilização do documento ou da informação
• Transposição de microfilmes para formato digital
• Backup dos dados: você terá uma cópia dos documentos possibilitando a continuidade dos negócios após desastres (incêndios, desabamento, enchentes, etc)

Local de armazenamento

As imagens digitalizadas podem ser armazenados HD's de computadores, CD-ROM, DVD-ROM ou em nossos Servidores, onde uma cópia dos seus dados são guardados simultaneamente em três diferentes Data Centers estabelecidos nas três principais capitais do país.

Assinatura ou Certificação digital através de chaves Local de armazenamento

O processo de digitalização é realizado na Guardião de forma a manter a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil de acordo com a Lei Federal Nº 12.682 de 9 de julho de 2012 que concede valor jurídico aos documentos digitalizados.

Confidencialidade - Lei Geral de Proteção de dados

Todas as atividades, bem como sistemas da Guardião Digital já estão preparados para pleno atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD ou LGPDP), Lei nº 13.709/2018. Nosso sistemas e processos também foram elaborados seguindo modelos internacionais como o General Data Protection Regulation (GDPR) aplicável a todos os países da União Europeia (UE), e o California Consumer Privacy Act of 2018 (CCPA), nos Estados Unidos da América.