A desorganização é uma das principais causas do desperdício de tempo, além de provocar retrabalho e contribuir para o aumento do stress entre os funcionários.

A Guardião Digital possui experiência na organização de grandes arquivos privados e públicos.

Nossas atividades de organização compreendem:

  1. Diagnóstico
  2. Triagem e análise dos tipos documentais
  3. Elaboração e aplicação da tabela de Classificação e Temporalidade Documental
  4. Taxonomia 
  5. Arquivamento 

 

Diagnóstico

Levantamento do estado atual do acervo e documentos, quantidades, prazos, necessidades, níveis de deterioração e qualquer dado relevante para a criação do processo de organização com fins de alcançar as necessidades e expectativas do cliente. 

Triagem

Análise criteriosa da documentação nos arquivos, com objetivo de estabelecer sua destinação, de acordo com os valores probatórios e informativos com o objetivo de identificar e retirar todos aqueles com prazo de arquivamento vencido ou em duplicidade.


Tabela de Classificação e Temporalidade

Um documento constituído com base em pesquisa nas leis do país e que estabelece o prazo de guarda da documentação, suas fases de arquivamento, considerando o valor desta informação e a responsabilidade pelo armazenamento. Esse instrumento permite controlar e rastrear os documentos, evitando desnecessária retenção de documentos nas estantes do acervo ativo, intermediário e inativo, racionalizando espaço e custos de manutenção do processo documental e aumentando a segurança na tomada de decisões.

Também á através desta tabela que conseguimos definir o ciclo de vida dos documentos

  1. Arquivo Corrente ou Imediato (Fase ativa): documentos que possuem alta frequência de uso e deve ser mantida na área de trabalho.
  2. Arquivo Intermediário (Fase intermediária): documentos que possuem consulta mediana, devendo ainda permanecer próximo à área de trabalho.
  3. Arquivo Permanente (Fase inativa): documentos que possuem baixa frequência de uso, devendo ser mantida em arquivo permanentemente ou por longa duração, por motivos fiscais, legais ou históricos.


Taxonomia

Podemos dizer que a taxonomia é um conceito importado da Biologia pela área da informação para designar o conjunto de termos estruturados hierarquicamente, representativo das áreas de atuação de uma empresa ou corporação.

A taxonomia é um sistema que classifica e facilita o acesso à informação. Permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema, de forma lógica. A classificação hierárquica pode auxiliar os usuários a entender como o conhecimento explícito pode ser agrupado e categorizado.

A taxonomia uniformiza a classificação do conhecimento e das informações, facilitando o compartilhamento desses ativos entre as pessoas e áreas que geram e consomem conhecimento.

A taxonomia em meio a grande massa de conhecimento, informações e produtos, esclarece os conceitos em uso, ao invés de criar novos termos para o mesmo fim. Introduz ordem, elimina ambiguidades e classifica a informação de maneira lógica.

 

Formas de organização

Alfabética: separação e ordenação por assuntos principais, assuntos secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas, setores, departamentos e outros.
Cronológica: separação e ordenação por ordem de data crescente ou data decrescente, avaliando a melhor forma de recuperação e arquivamento.
Numérica: separação e ordenação por número sequência, número crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma de recuperação e arquivamento.
Método Misto: reunião dos métodos acima.

 

Classificação e agrupamento

Análise do assunto ou item documental ao qual pertencente;
Identificar e reunir os documentos dispersos que compõem um assunto específico sob a forma de dossiê. Ex: dossiê de funcionário (prontuário, recibos, cartões de ponto, etc).
Ordenar os arquivos por ordem de seus indexadores.



Elaboração do Plano de Arquivo

É a confecção do documento que define o processo de arquivamento de cada tipo documental (onde e como deverá ser arquivado).

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