O serviço de Guarda de Documentos (custódia de documentos) e Administração de Arquivos é uma das soluções de melhor relação custo x benefício para preservação de acervos com praticidade e eficácia na localização de documentos e informações.

Nossa empresa é pioneira na região de São José do Rio Preto a oferecer o serviço de Guarda Documental, com toda segurança necessária e inerentes a este tipo de serviço.

Possuimos um sistema via Internet para acesso as informações sobre os documentos armazenados GED com Guarda de Documentos. Neste sistema é possível saber em que caixa está o documento que necessita e a localização da caixa dentro de nosso arquivo, agilizando o desarquivamento e posterior retirada do documento.


Alguns Benefícios da Guarda de Documentos

  • Liberação do espaço atualmente utilizado pelo arquivo e melhor aproveitamento do espaço utilizado para guarda de documentos; 
  • Aprimoramento da Política Documental da empresa;
  • Arquivamento correto e segurança no desarquivamento dos documentos;
  • Crescimento ordenado e projetado do arquivo (nunca mais terá que se preocupar em construir ou locar mais espaço para o arquivo que apenas cresce);
  • Criação e uso da Tabela de Temporalidade de Documentos (o que guardar e quanto tempo guardar) tudo fundamentado jurídicamente; 
  • Melhor qualidade no armazenamento aumentando a vida útil dos documentos; 
  • Segurança contra furto, extravio, incêndio e monitoramento 24 horas/dia; 
  • Redução de despesas: local, funcionário, segurança, etc; 
  • Rapidez na recuperação das informações.

 

Disponibilização de espaço físico na sede da empresa-cliente

A retirada da documentação da sede do cliente é praticamente imediata, liberando importantes áreas para as atividades produtivas da empresa. Elimina-se de imediato as dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos.

Ao contratar nossos serviços, a empresa livra-se das tarefas de arquivo, passando a contar com uma equipe profissional inteiramente dedicada a administrar os documentos e atender as solicitações de consultas e outras demandas. O cliente passa a ter uma preocupação menor com rotinas burocráticas e mais foco nas atividades produtivas.

 

Redução de custos com a administração do acervo

Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro. A Guardião Digital, por ser especializada e voltada ao Gerenciamento de Documentos, oferece todas as vantagens e comodidades da Terceirização da Guarda (custódia de documentos) e Administração de Documentos a um custo mais acessível do que o despendido pelas empresas para manter seu próprio arquivo.  

 

Organização dos documentos a baixo custo

Quando necessário, a Guardião Digital ordena e organiza o arquivo antes de sua entrada no serviço de Guarda (custódia de documentos), mediante orçamento à parte e metodologia própria, que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisados, a um custo muito inferior aos procedimentos tradicionais de organização de arquivos oferecidos pelo mercado.

 

Garantia de manutenção da organização do arquivo

Organizar o arquivo somente não basta. Sem a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, todo o trabalho e recursos empregados perdem-se em poucos meses. A Guardião Digital conta com profissionais de grande experiência, utiliza métodos de eficácia consagrada e rígidos procedimentos internos para a correta guarda e organização de acervos (custódia de documentos), além disto, nosso Sistema via Web permitem a rastreabilidade de todos os documentos armazenados.

 

Ambiente de trabalho mais organizado e limpo

O armazenamento desordenado e sem critério de papéis acarreta acúmulos de poeira e proliferação de insetos e bactérias nos ambientes de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza. Com a transferência física dos documentos para a Guardião Digital, os locais de trabalho das empresas/cliente tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis, com a certeza de que os arquivos estarão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra fungos, bactérias e pragas.

 

Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos

Os recursos do software Guardião Digital, associados aos procedimentos internos de segurança, permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente aos usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais. Todas as movimentações permanecem registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.

 

Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos

O software Guardião Digital proporciona realização de pesquisas e solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. A critério do usuário, o atendimento às consultas pode ser por envio das imagens dos documentos por sistema, e-mail, fax, ou remessa convencional dos originais. O envio de imagens de documentos por sistema, e-mail, fax ou do original é realizado em poucos minutos, satisfazendo os casos mais urgentes. Os pedidos de remessa convencional dos originais são atendidos em poucas horas.

A Guardião Digital dispõe ainda de salas de consulta em suas instalações, em que os documentos são disponibilizados aos clientes.

Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos Uma vez que os lotes de documentos são catalogados em software gerencial e armazenados de forma sistematizada, os serviços da Guardião Digital proporcionam, ainda, o atendimento por parte da contratante às exigências das normas ISO, quanto aos aspectos de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.  

 

Estrutura do Arquivo da Guardião Digital

A Guardião Digital possui os melhore sistemas e processos de segurança para o arquivo e dependências.

Clique aqui e conheça nossa estrutura.

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