Digitalização
de Documentos

A Guardião Digital e seus profissionais possuem certificações em digitalização, microfilmagem e impressão de documentos.


 

A Digitalização é um processo de transformação do documento em papel físico para imagem digital (arquivo de computador), sendo esta a primeira fase do ciclo de gestão digital dos documentos.

Quando efetuamos essa conversão ou alteração de suporte físico para digital seguimos procedimentos rígidos, afim de satisfazer todos os requisitos de segurança de forma que a informação capturada no documento possa ser lida e reproduzida da mesma forma do original.

Digitalizamos através de scanners de última geração e alta produção, afim de garantir máxima fidelidade ao documento original, transformando os arquivos físicos de papel em digitais, com o objetivo de proteger, ordenar, agilizar e facilitar a consulta de milhões de documentos. Nossos equipamentos e tecnologias possibilitam uma elevada capacidade de captura, reconhecimento (ICR, OCR, Código de Barras) e extração automática da informação.

A Guardião Digital e seus profissionais possuem certificações em digitalização, microfilmagem e impressão de documentos:

  1. CDIA+
  2. PDIA+
  3. ITIL
  4. MPS.BR nível F (em implantação)


Com a digitalização de documentos, garantimos uma melhor administração do arquivo, segurança, armazenamento e recuperação da informação.
A pesquisa dos documentos é simples e rápida, reduzindo custos e aumentado a rentabilidade de quem faz uso permanente do arquivo.

Digitalizamos todo tipo de documentos em sistemas planetários ou rotativos.
Projetamos e implementamos processos de organização, preparação, digitalização e indexação de documentos, afim de garantir a preservação do acervo físico e a acessibilidade dos documentos digitalizados.

A Guardião Digital se adapta às necessidades dos seus Clientes, adequando o processo de digitalização de documentos a cada caso.

Dispõe de soluções de digitalização massiva de documentos (pontual) e digitalização corrente de documentos (periódica) que permitem a agilização dos processos administrativos, procedimento de consulta e transmissão de documentos, facilitando o seu manuseamento e tratamento.

O processo de digitalização de documentos contempla as fases de:

  1. Preparação, 
  2. Classificação,
  3. Indexação,
  4. Controle de Qualidade, 
  5. Disponibilização,
  6. Arquivamento do físico.

A indexação dos documentos pode ser realizada mediante uso de diversos parâmetros, de campos fixos e de campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema às suas necessidades;

Durante a digitalização (antes ou após) podemos administrar o controle da Temporalidade Documental, com relatórios de documentos a serem descartados e os que possuem guarda permanente.

Vantagens da digitalização:

  • Preserva os documentos originais pela redução do seu manuseamento direto, uma vez que tais documentos poderão ser consultados no seu formato digital;
  • Um único documento torna-se acessível a várias pessoas ao mesmo tempo;
  • Não ocupam espaço físico;
  • Torna possível encontrar a informação mais rapidamente;
  • Segurança e confidencialidade garantida através de restrições lógicas de acesso à informação;
  • O documento em papel somente pode ser organizado por um tipo de ordenação, mas o documento digitalizado possibilita vários tipos de ordenação;
  • Documentos em microfilmes também se desgastam com o uso, sendo passíveis de dobras e rompimentos, perdendo a qualidade, mas o documento digitalizado em CD-ROM (ou DVD) e seus dados não sofrem ação do tempo ou do uso, sendo sua vidal útil estimada em 100 (cem) anos.
  • Extração automática de informações via OCR;
  • Rapidez de acesso à Informação;
  • Baixos custos de manutenção dos sistemas de armazenamento lógico;
  • Eventual possibilidade de eliminação do documento físico com as vantagens subsequentes;
  • Controle, monitoramento e estatística de utilização do documento ou da informação;
  • Transposição de microfilmes para formato digital.
  • Backup dos dados: você terá uma cópia dos documentos possibilitando a continuidade dos negócios após desastres (incêndios, desabamento, enchentes, etc). 

Local de armazenamento

As imagens digitalizadas podem ser armazenados em HD's de computadores, CD-ROM, DVD-ROM ou em nossos Servidores localizados em três diferentes Data Centers estabelecidos nas três principais capitais do país. 

Veja uma ilustração de nossa estrutura de armazenamento utilizada quando o cliente escolhe armazenar seus arquivos em nossos servidores:

 

Servidores da Guardi227;o Digital

 

Assinatura ou Certificação digital através de chaves Local de armazenamento

O processo de digitalização poderá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil de acordo com a Lei Federal Nº 12.682 de 9 de julho de 2012 que concede valor jurídico aos documentos digitalizados.

 

Avenida Percy Gandini, 3905,

Centro Industrial Pascutti - 15077-381

São José do Rio Preto - SP, Brasil

+55 (17) 3227-4428 

+55 (17) 3512-9114  

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